Projekt a finance

Rozpočet vzdělávacího projektu a úskalí jeho tvorby (část 2)

Úvod

Kromě nákladů na odměny pracovníků, vybavení, cestovného a nákupu služeb, vzdělávací projekt umožňuje zpravidla financovat i další potřebné výdaje. Ve stati níže se seznámíme se správným začleněním dalších výdajů do příslušných nákladových položek nesoucích názvy: stavební úprava, přímá podpora, křížové financování a nepřímé náklady.

Další položky rozpočtu

Projekty se mnohdy neobejdou bez příprav prostor pro realizaci projektu. V případě, že žadatel disponuje vlastními prostorami, tj. nebude v nájmu, je možné, aby provedl stavební úpravy. Stavební úprava je celek stavebních prací, kam se počítá například: zednické práce, osazení dveří, i pokládka podlahové krytiny, výmalba apod. Patří sem to, co je neoddělitelné od místnosti či budovy. Limit pro přímou podporu je 40 tis. korun za jednu stavební úpravu. Dbejme toho, aby stavební úprava nebyla zaúčtována jako investiční výdaj, ale z rozpočtových prostředků na údržby a opravy.

Složitou kapitolou je tzv. přímá podpora. Sem patří zejména mzdové příspěvky, které při práci s žáky nevyužijeme. Jedná se o náhrady mezd dospělým zaměstnaným lidem, kterým je kompenzována mzda po dobu, kdy se účastní projektu. Nebo sem patří i mzdy na nově vytvořená pracovní místa pro cílovou skupinu. Mzdové příspěvky nezaměňujme s náklady na lidské zdroje. Tato položka je výhradně určena cílovým skupinám. Z kapitoly lidské zdroje platíme pracovníky, kteří zajišťují realizaci projektu.

Do přímé podpory patří také cestovné. To již u žáků využijeme v případě, že plánujeme exkurse, výlety apod. Zde plánujeme náklady za pronájem autobusu či jednotlivé jízdenky. Do přímé podpory účastníků patří i zmíněný spotřební materiál. I když jako jednotku uvedeme např. sadu materiálu, musíme jinde v žádosti rozepsat, čeho kolik každý účastník dostane. Výdej a nákup materiálu je administrativně velmi náročný. Prakticky musíme evidovat datum výdeje, které koresponduje s konkrétní aktivitou projektu, a zároveň musíme složitě prokazovat vztah vydaného materiálu k jednotlivcům i k nabytým kompetencím či výstupům projektu. Doporučuji proto krýt náklady na materiál z nepřímých výdajů.

Křížové financování je další limitovanou položkou. Limit je stanoven zpravidla ve výši kolem 4 %, ale maximální podíl je stanoven dle přímých nákladů na celý projekt. Sem patří taxativně vyjmenované předměty, např. nábytek. Sem patří také předměty, které nelze dát do kapitoly č. 3 – nákup zařízení a vybavení, tzn., zpravidla jde o předměty, které přesahují definici neodpisovaného majetku. Křížové financování je specifickou položkou a křížové je to proto, že v konečném důsledku na tyto peníze přijdou z jiného fondu, než je ESF.

Rozpočet projektu nezná samostatnou položku pro daň z přidané hodnoty, jako jsme tomu zvyklí u investičních projektů. Z toho vyplývá, že ceny do jednotlivých kapitol musíme kalkulovat včetně DPH, pokud žadatelská organizace nemá nárok na odpočet DPH při vstupu.

Do nepřímých nákladů patří všechny výdaje, které přímo nevedou k dosažení plánovaných výsledků a cílů. Proto sem patří náklady na spotřebu kanceláře, vodné, stočné, pronájmy ale také administrativa. Do kapitoly č. 1 proto neuvádíme například odměny účetním a pracovníkům, kteří bezprostředně nepracují s výstupy projektu či s cílovou skupinou. Hranice určení co je administrativa a co již není, není zřejmá, o čemž svědčí i fakt, že poskytovatel dotace zpravidla akceptuje zařazení honoráře na finančního manažera do lidských zdrojů. Proto v tomto bodě zvlášť nepodceňujte situaci a konzultujte s vyhlašovatelem výzvy možná rizika. Maximální podíl nepřímých výdajů je variabilní a pohybuje se dle celkové výše nákladnosti projektu kolem 18 %. Výhodou těchto výdajů je, že účetní doklady nemusíme předkládat poskytovateli dotace ke kontrole.

Doporučení na závěr

Rozpočtu je dobré věnovat maximální pozornost a každý výdaj velmi pečlivě uvážit. A je nutné zamyslet se i nad objemem výdajů v časové ose a dbát čerpání zálohových plateb v maximální výši. Pomalé čerpání oproti plánu vytváří potřebu vyšších finančních prostředků do budoucna, což může působit zejména finančním manažerům nemalé problémy s likviditou.

Rozpočet vzdělávacího projektu a úskalí jeho tvorby (část 1)

Úvod

Základním problémem tvorby rozpočtu projektu je správná kategorizace nákladů a odhad jejich výše. I když ve většině vzdělávacích projektů může dotace dosáhnout až 100 % výše způsobilých výdajů, neznamená to, že nezpůsobilé výdaje nemohou vzniknout. Jednotlivé kategorie, resp. rozpočtové položky, jsou totiž svázány mnohými pravidly. Nyní přinášíme charakteristiku některých důležitých rozpočtových položek.

Základní rozpočtové položky

Rozpočtovou položkou se rozumí řádek v celkové sestavě rozpočtu projektu, která nese název položky, kalkulační jednici (jednotku), jejich počet, jednotkovou cenu a celkovou výši položky. Rozpočtové položky jsou sdruženy dle podobných charakteristik do tzv. rozpočtových kapitol. Položky jsou číslovány postupně. Čísla položek určuje elektronický formulář žádosti o dotaci, do které lze přidávat řádky. Číslo se položce se přidělí automaticky.

Lidské zdroje – Sem patří výhradně náklady, které vznikají na základě pracovněprávního poměru. Nepatří sem výdaje placené fakturou. Již při přípravě projektu musíme promyslet, jakou dohodu s pracovníkem uzavřeme. Nejvýhodnější je dohoda o provedení práce. Ale je nutné spočítat, zda bude stačit maximální zákonný roční limit. Dopředu nevíme totiž přesně, kdy projekt začne, a tudíž nevíme, kdy bude přelom kalendářního roku. U dohod o pracovní činnosti i o provedení práce volíme jednotkou hodinu. A za danou profesi plánujeme celkový počet hodin za projekt. O jednu profesi – rozpočtovou položku se může dělit více pracovníků.

Z projektu lze i hradit náklady kmenového pracovního poměru, ale zde je nutné určit nejlépe procentem výši úvazku, která bude z projektu kryta. Jako jednotku zvolíme měsíc. A do nákladnosti za měsíc uvedeme jen část běžné hrubé mzdy připadající na část úvazku. Vyúčtování nákladů je administrativně složitější i proto, že některé dotační programy umožňují poměrově čerpat náklady na dny dovolené.

Složitý odhad nákladů je na pracovní cesty. Do kapitoly č. 2 se zapisují cesty osob do zahraničí. Pracovní cesty po republice lze zahrnout do nepřímých nákladů. Jednotkou může být cesta na osobu. Oporou pro výplatu je zákon o cestovních náhradách, který nám poskytne metodiku pro výpočet plánovaných výdajů. Sem patří i náklady na cestu – jízdenky a letenky i ubytování. Využití služebních a osobních vozů není vyloučeno.

Vzdělávací projekty jsou neinvestiční, a proto je významně omezen nákup zařízení a vybavení. Jsme omezeni nákupem zařízení v celkovém rozsahu zpravidla 25 % z celkového rozpočtu. Nakupované předměty nejsou odepisovatelným majetkem. Platí zde pravidlo nákladnosti nižší než 40 000 Kč za položku u hmotných věcí a u nehmotných 60 000 Kč. Pokud bychom potřebovali nakoupit investiční majetek, i to je možné, ale je nutné jej zařadit do jiné kapitoly, tzv. křížového financování. Při kalkulování nákladů jsme vázáni maximálními cenami, které uvádí seznam připojený ke konkrétní výzvě k předkládání žádostí o dotaci. Předměty, které na seznamu nejsou, ale jsou pro projekt potřebné, je nutné zvlášť zdůvodnit. Do kapitoly č. 3 nepatří nákupy spotřebního materiálu, jako jsou např. výtvarné pomůcky, papír apod.

Další limitovanou položkou je nákup služeb. Může jít o služby lektorů, animátorů, poradců, psychologů, supervizorů ale i nákupů vzdělávacích programů jako celku a další. Pamatujme, že opět jsme rozsahem nákupů celkových služeb limitováni 30 až 49 % z celkového rozpočtu.

Dalšími náklady projektu svázanými pravidly jsou například stavební úpravy, křížové financování, přímá podpora účastníkům. Naopak od veškerých pravidel jsou osvobozeny tzv. nepřímé náklady, o kterých však pojednáváme v druhém navazujícím článku.

Doporučení na závěr

Rozpočet je dobré rozpracovat nejprve v excelové tabulce, která umožní další výpočty. Rozpočet musíme totiž navázat dobře na klíčové aktivity. Formulář rozpočtu v elektronické žádosti k tomu neposkytuje žádný prostor. V tabulkovém procesoru můžeme položky rozpočtu snadno přepočítat na klíčové aktivity. Podíl klíčových aktivit na celkovém rozpočtu uvádíme též do žádosti o dotaci. Pomůže nám to také k vytvoření plánu výběrových řízení, které musí slučovat jednotlivé nákupy dle podobného charakteru do tzv. logických celků.

Veřejné zakázky a jak na ně

Veřejné zakázky a jak na ně

 

Národní projekt „EU peníze školám“ Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost přinesl školám nový okruh problémů týkajících se veřejných zakázek.

Vyznat se ve velmi nepřehledné legislativě související s realizací veřejných zakázek (dále jen VZ) je pro neodborníka poměrně těžké, a proto se pokusíme v tomto článku o shrnutí nejdůležitějších upozornění na možné chyby.

Pro zadávání VZ jsou z pohledu školy 3 oblasti pravidel, které se musí dodržet, což na první pohled není logické, vždyť zákony máme jen jedny.

  1. Problém je v tom, že zákon č.137/2006 S., o veřejných zakázkách (dále jen ZVZ) neřeší problematiku zakázek tzv. Malého rozsahu, tedy do 1 mil. Kč bez DPH pro oblast služeb a dodávek zařízení a vybavení. Pouze uvádí, že zadavatelé musí postupovat transparentně, nediskriminačně a v rámci rovného zacházení. Ale NIKDE není uvedeno jak to udělat. A to je důvod, proč vznikají různé metodiky, doporučení, často velmi protichůdná.
  2. Pokud má škola svého zřizovatele, musí se řídit jeho vnitřními předpisy, které ve většině případů určitým způsobem tuto oblast upřesňují. Zejména kolik musí být uchazečů obesláno, kde co zveřejnit, složení komisí, minimální lhůty apod. Pokud se ale jedná o získání dotace, většinou zřizovatelé na svých předpisech netrvají, ale je třeba si ověřit do jaké míry.
  3. Poskytovatel dotace (MŠMT resp. ESF) mívá svá vlastní pravidla zpracovaná do různých příruček (příjemce či žadatele), metodických pokynů apod. Tyto informace jsou dobře dostupné, ale velmi nepřehledné. Existují různé časové verze platné pro různé oblasti tzv. Podpory. Příjemce dotace je striktně a pod sankcí zavázán tato pravidla dodržovat, ale problém je, že se často mění. Proto doporučujeme důsledně používat CD ROM, který příjemce dotace obdrží v souvislosti s podepsanou smlouvou o poskytnutí podpory, kde jsou uvedeny s tím související dokumenty platné pro tento časový okamžik a Váš projekt. Ale přesto ještě není „vyhráno“, výjimkou jsou tzv. Metodické pokyny, které tato pravidla zde uvedená mění a které je třeba sledovat na www.esf.cz . Totiž, ne všechny jsou platné právě pro Váš projekt, tedy výzvy, ale to zde bývá uvedeno.

Pokud žadatel vezme v úvahu uvedená doporučení, může začít připravovat VZ. Při přípravě je třeba dát pozor na následující nejčastěji se opakující chyby:

  • Stanovit a uvést ve výzvě k podání nabídek předpokládanou hodnotu VZ v cenách bez DPH, i když zadavatel sám není plátce DPH.
  • Dodržovat povinnost zveřejnění VZ na WWW, zejména www.esf.cz, ale i na stránkách zřizovatele nebo svých, a dále zejména dodržet požadované časové lhůty. Samozřejmě se zveřejnění týká všech etap VZ, nejen vyhlášení, ale i ukončení VZ apod.
  • Začněte tím, že si vytvoříte svůj tzv. Profil zadavatele, registrovaný ve věstníku VZ www.isvzus.cz
  • Nezapomenout prokazatelně jmenovat a pozvat členy hodnoticí komise, včetně jejich náhradníků, počty členů 5 a náhradníků 5 minimálně v obou případech.
  • Reference určitě požadujte (nezapomenout uvézt jak je doložit), ale upozorňuji, že je to kritérium kvalifikační, nejedná se o kritérium hodnoticí.
  • Ukončení zadávací lhůty (termín doručení nabídek) musí být shodné s termínem otevírání obálek. Ale pozor, rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky musíte zaslat minimálně po 5 dnech od ukončení zadávací lhůty, protože ze zákona se mohou v tomto termínu podávat námitky proti zadávací dokumentaci. Nemůžete rozhodnout, dokud neproběhne tato lhůta. U zakázek malého rozsahu to neplatí, ale i tak tento přístup doporučujeme s ohledem na transparentnost.
  • V nabídce požadujte podepsaný návrh smlouvy, nezapomeňte, že ESF má specifické požadavky co tento návrh smlouvy musí obsahovat.
  • Zadavatel nesmí zrušit VZ bez udání důvodu – to je velmi častá chyba.  Lze jen použít jeden z přesně definovaných důvodů, pro tento případ doporučujeme §84 zákona, odst. e).

O problematice VZ a chybách při jejich realizaci se dá velmi dlouho a obsáhle psát. I v tomto krátkém článku jsme použili možná několik pojmů, které by si zasloužily bližší vysvětlení, ale na jejich definování není zde dostatečný prostor. Čtenář si může tyto pojmy najít na internetu. Cílem článku bylo upozornit na nejčastější chyby zadavatelů VZ.

Na závěr jedno doporučení z praxe. Pokud jdete k lékaři, tak si předem ověříte, že je specialista ortoped či chirurg apod. Bývá ale velkou chybou, že totéž se nedělá u právních služeb, většinou si zadavatelé své nejasnosti konzultují „u právníka“, ale vůbec si neověří, zda má s veřejnými zakázkami zkušenosti.

 

Pramen:

- www.esf.cz

- zákon č.137/2006 Sb., o veřejných zakázkách

Metoda EVM (Earned Value Management)

Jak na logický rámec?

Náklady a financování projektu

zdroj:

http://www.businessinfo.cz/cz/clanek/management-msp/naklady-a-financovani-projektu/1001663/55343/

  Náklady a financování projektu 

 

V oblasti nákladů a financování se projektové řízení setkává s ekonomickými obory, zejména s manažerskou ekonomikou. Řízení nákladů a finanční řízení zahrnuje všechny činnosti, které jsou potřeba pro plánování, monitorování a kontroling nákladů v průběhu životního cyklu projektu, včetně hodnocení projektu a včetně odhadu nákladů v počátečních fázích projektu.

Úvod

Převzato z knihy„Projektový management podle IPMA“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2009.

V rámci řízení nákladů projektu se odhadují náklady na jednotlivé pracovní balíky, subsystémy i na celý projekt a vytváří se rozpočet celého projektu. Součástí řízení nákladů je porovnávání plánovaných a skutečných nákladů v různých bodech projektu, odhady zbývajících nákladů a aktualizace finálního odhadu nákladů. Náklady jednotlivých výstupů (dodávek) musí být měřitelné a spočitatelné. Náklady na jakoukoli změnu musí být vypočteny, odsouhlaseny a zdokumentovány.

Součástí nákladů projektu jsou i přidělené poměrné části režijních položek (po rozpuštění režie do činností organizace vytvářejících výnosy), jako jsou náklady na kancelářské služby a na podpůrné procesy trvalé organizace. Rozpočet projektu musí obsahovat položku, která je držena jako rezerva pro krytí nepředvídatelných výdajů, jako jsou náhodné události, různé nároky třetích stran, reklamace nebo prosté překročení nákladů. Také mají být k dispozici určité fondy na odměny příznivých výsledků, jako je např. úspěšné řízení rizik nebo úspěšná realizace příležitosti.

Řízení projektu, programu nebo portfolia může přispět k analýze nové situace v nákladech na provoz a údržbu v trvalé organizaci po ukončení projektu nebo programu. Přidělování nákladových položek k projektu nebo do aktuálních provozních účtů v průběhu životního cyklu projektu bývá často problematické.

Množství proplacené práce musí souhlasit s tím, co projekt opravdu dodal a s termíny plateb dohodnutými ve smlouvách. Řízení projektu aplikuje různé metody pro monitorování, kontrolu a porozumění tomu, jaký je skutečný stav výstupu (dodávky), které práce je třeba vyfakturovat, a jak jsou aktuálně využívány zdroje (např. fakturace odpracovaných hodin dle výkazu práce od subdodavatele). Toto tvoří základ vykazování nákladů projektu a projektového kontrolingu.

Finanční řízení projektu zajišťuje, že ve všech fázích projektu jeho vedení ví, jak velké finanční zdroje jsou potřebné pro každý časový interval v projektu. Potřebné finanční zdroje závisí na nákladech projektu, na časovém harmonogramu a na platebních podmínkách stanovených ve smlouvě. Vedení projektu také analyzuje dostupné finanční zdroje a musí zvládat překračování jejich čerpání, nebo jejich nedostatečné čerpání.

V projektu musí existovat finanční rezervy (nárazníkový zásobník (buffer) či záchranná fiktivní činnost (float) a jejich nákladové ohodnocení, které budou k dispozici pro krytí neočekávaných požadavků v průběhu životního cyklu projektu. Budou-li použity zálohové platby, musí být prováděny se zvláštní starostlivostí a péčí, neboť bývají často zdrojem problémů. Cash flow projektu musí být neustále aktuálně spočítáno a vyhodnocováno. Příslušné akce reagující na stav cash flow a systém zpětné vazby završují manažerské aktivity, za které zodpovídá vedení projektu.

Finanční řízení projektu zahrnuje proces získávání financí tím nejrozumnějším a nejpříznivějším způsobem. Pro financování projektů, programů a portfolií existují různé možnosti: interní finanční zdroje, zdroje z přidružených společností či dceřiných firem, bankovní půjčky nebo různá konsorcia pro vybudování, provozování a prodej, případně sdílení vlastnictví toho, co může být projektem dodáno. Obvykle se takových aktivit účastní, či je přímo vede, finanční vedení (finanční ředitel) trvalé organizace. Pro daný projekt je třeba tyto možnosti přezkoumat a vhodnou z nich vybrat v dostatečném předstihu před zahájením projektu.

Možné procesní kroky pro řízení nákladů:

  1. Proveďte analýzu a rozhodněte, jakým systémem budete řídit náklady projektu, programu nebo portfolia.
  2. Odhadněte a oceňte náklady jednotlivých pracovních balíků, včetně režijních nákladů.
  3. Zaveďte prvky monitorování a kontroly nákladů, a v případě potřeby je doplňte i o zahrnutí vlivů inflace a měnových kurzů.
  4. Definujte cíle z hlediska nákladů.
  5. Spočítejte aktuální využívání zdrojů a z toho vyplývající náklady a výdaje.
  6. Vezměte v úvahu všechny změny a nároky zúčastněných stran.
  7. Analyzujte odchylky a jejich příčiny, porovnejte skutečné a plánované náklady.
  8. Předpovězte trendy nákladů a výsledné náklady.
  9. Vytvořte a použijte nápravná opatření.
  10. Aktualizujte odhad nákladů s ohledem na změny v projektu.
  11. Dokumentujte získané poznatky a tyto poznatky užijte v budoucích projektech.

Možné procesní kroky pro finanční řízení:

  1. Analyzujte možnosti a modely financování projektu, programu nebo portfolia.
  2. Jednejte s možnými zdroji financování a identifikujte s tím spojené podmínky.
  3. Vyberte zdroj financování projektu.
  4. Zařaďte nákladové položky do rozpočtu, analyzujte zálohové platby.
  5. Vypočtěte spotřebu finančních zdrojů, příjmové a výdajové peněžní toky projektu, programu nebo portfolia.
  6. Zaveďte procesy provádění a schvalování plateb a řiďte tyto procesy.
  7. Využijte podnikového účetnictví a podnikových finančních auditů anebo toto vytvořte pro projekt, a řiďte příslušné procesy.
  8. Vezměte v úvahu změny finančních zdrojů a rozpočtů, které se mohou objevit v průběhu životního cyklu projektu.
  9. Odsouhlaste a spravujte projektové rozpočty, ze kterých jsou kryty vznikající náklady.
  10. Dokumentujte získané poznatky a tyto poznatky užijte v budoucích projektech.

Dotčená témata:

  • rozpočet projektových nákladů;
  • příjmové a výdajové peněžní toky;
  • nárazníkové zásobníky (buffer), záchranné fiktivní činnosti a jimi tvořené finanční rezervy;
  • účtová osnova;
  • metody řízení a kontroly nákladů;
  • metody odhadů nákladů;
  • struktury nákladů;
  • měny;
  • metoda EVA/EVM (Earned Value Analysis / Earned Value Method);
  • předpověď výsledných nákladů;
  • finanční zdroje;
  • modely financování;
  • inflace cen.

Převzato z knihy„Projektový management podle IPMA“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2009.

 

Syndikovat obsah