Rozpočet vzdělávacího projektu a úskalí jeho tvorby (část 1)

Úvod

Základním problémem tvorby rozpočtu projektu je správná kategorizace nákladů a odhad jejich výše. I když ve většině vzdělávacích projektů může dotace dosáhnout až 100 % výše způsobilých výdajů, neznamená to, že nezpůsobilé výdaje nemohou vzniknout. Jednotlivé kategorie, resp. rozpočtové položky, jsou totiž svázány mnohými pravidly. Nyní přinášíme charakteristiku některých důležitých rozpočtových položek.

Základní rozpočtové položky

Rozpočtovou položkou se rozumí řádek v celkové sestavě rozpočtu projektu, která nese název položky, kalkulační jednici (jednotku), jejich počet, jednotkovou cenu a celkovou výši položky. Rozpočtové položky jsou sdruženy dle podobných charakteristik do tzv. rozpočtových kapitol. Položky jsou číslovány postupně. Čísla položek určuje elektronický formulář žádosti o dotaci, do které lze přidávat řádky. Číslo se položce se přidělí automaticky.

Lidské zdroje – Sem patří výhradně náklady, které vznikají na základě pracovněprávního poměru. Nepatří sem výdaje placené fakturou. Již při přípravě projektu musíme promyslet, jakou dohodu s pracovníkem uzavřeme. Nejvýhodnější je dohoda o provedení práce. Ale je nutné spočítat, zda bude stačit maximální zákonný roční limit. Dopředu nevíme totiž přesně, kdy projekt začne, a tudíž nevíme, kdy bude přelom kalendářního roku. U dohod o pracovní činnosti i o provedení práce volíme jednotkou hodinu. A za danou profesi plánujeme celkový počet hodin za projekt. O jednu profesi – rozpočtovou položku se může dělit více pracovníků.

Z projektu lze i hradit náklady kmenového pracovního poměru, ale zde je nutné určit nejlépe procentem výši úvazku, která bude z projektu kryta. Jako jednotku zvolíme měsíc. A do nákladnosti za měsíc uvedeme jen část běžné hrubé mzdy připadající na část úvazku. Vyúčtování nákladů je administrativně složitější i proto, že některé dotační programy umožňují poměrově čerpat náklady na dny dovolené.

Složitý odhad nákladů je na pracovní cesty. Do kapitoly č. 2 se zapisují cesty osob do zahraničí. Pracovní cesty po republice lze zahrnout do nepřímých nákladů. Jednotkou může být cesta na osobu. Oporou pro výplatu je zákon o cestovních náhradách, který nám poskytne metodiku pro výpočet plánovaných výdajů. Sem patří i náklady na cestu – jízdenky a letenky i ubytování. Využití služebních a osobních vozů není vyloučeno.

Vzdělávací projekty jsou neinvestiční, a proto je významně omezen nákup zařízení a vybavení. Jsme omezeni nákupem zařízení v celkovém rozsahu zpravidla 25 % z celkového rozpočtu. Nakupované předměty nejsou odepisovatelným majetkem. Platí zde pravidlo nákladnosti nižší než 40 000 Kč za položku u hmotných věcí a u nehmotných 60 000 Kč. Pokud bychom potřebovali nakoupit investiční majetek, i to je možné, ale je nutné jej zařadit do jiné kapitoly, tzv. křížového financování. Při kalkulování nákladů jsme vázáni maximálními cenami, které uvádí seznam připojený ke konkrétní výzvě k předkládání žádostí o dotaci. Předměty, které na seznamu nejsou, ale jsou pro projekt potřebné, je nutné zvlášť zdůvodnit. Do kapitoly č. 3 nepatří nákupy spotřebního materiálu, jako jsou např. výtvarné pomůcky, papír apod.

Další limitovanou položkou je nákup služeb. Může jít o služby lektorů, animátorů, poradců, psychologů, supervizorů ale i nákupů vzdělávacích programů jako celku a další. Pamatujme, že opět jsme rozsahem nákupů celkových služeb limitováni 30 až 49 % z celkového rozpočtu.

Dalšími náklady projektu svázanými pravidly jsou například stavební úpravy, křížové financování, přímá podpora účastníkům. Naopak od veškerých pravidel jsou osvobozeny tzv. nepřímé náklady, o kterých však pojednáváme v druhém navazujícím článku.

Doporučení na závěr

Rozpočet je dobré rozpracovat nejprve v excelové tabulce, která umožní další výpočty. Rozpočet musíme totiž navázat dobře na klíčové aktivity. Formulář rozpočtu v elektronické žádosti k tomu neposkytuje žádný prostor. V tabulkovém procesoru můžeme položky rozpočtu snadno přepočítat na klíčové aktivity. Podíl klíčových aktivit na celkovém rozpočtu uvádíme též do žádosti o dotaci. Pomůže nám to také k vytvoření plánu výběrových řízení, které musí slučovat jednotlivé nákupy dle podobného charakteru do tzv. logických celků.