Role projektové kanceláře ve společnosti

Článek je citací z

http://www.systemonline.cz/clanky/role-projektove-kancelare-ve-spolecnosti.htm

Role projektové kanceláře ve společnosti

 

Ve velkých společnostech se setkáváme s útvarem projektové kanceláře. Když jsem v roce 2008 odcházela z mezinárodní procesně řízené společnosti, netušila jsem, jak různé pohledy na roli projektové kanceláře mohou být.

 

Moje představa

 

Moje představa coby projektového manažera ve velké společnosti byla taková, že projektová kancelář hraje roli interního zákazníka ve společnosti. Hned ten pojem vysvětlím.

Když stavíme projektový tým, musí v něm existovat duální hierarchie projektové organizace. Je zde strana zákazníka, jako příjemce dodávky a oponenta kvality dodávky, která se snaží minimalizovat finanční náklady a maximalizovat přínosy z ní plynoucí. Vůči ní vystupuje strana dodavatele, která se snaží rovněž minimalizovat své náklady a maximalizovat tím zisk, nebo tržby. Je to model klasického obchodního vztahu. Má dvě strany. Dodavatele, který se snaží rychle dodat, akceptovat a utéct a zákazníka, jehož role je kontrolovat, přebírat a platit.

Projektová struktura je virtuální. Vzniká a zaniká společně s projektem a je naplněna z interních liniových struktur zákazníka a dodavatele. Toto pravidlo se musí týkat všech projektů. Každý musí mít svého zákazníka a dodavatele, jinak by nemohl být úspěšný.

Pokud je ve společnosti rozhodnuto o tom, že bude implementován nový informační systém, nebo proběhne jiná velká dodávka od externího dodavatele, musí za sebe společnost postavit někoho, kdo odřídí projekt na straně zákazníka. V tomto případě není pochyb o tom, že je ideální, aby tuto roli sehrála projektová kancelář, neboť role projektového manažera vyžaduje potřebné kapacity a kompetence pro řízení projektu.

Dalším typickým případem, který může nastat, je realizace interního projektu. Stanovíme dodavatele, kterým je organizační jednotka, nebo tým složený z několika organizačních jednotek společnosti současně. Zde to svádí k tomu, postavit do čela týmu dodavatele projektovou kancelář. Jenže kdo v tom případě sehraje roli zákazníka? Právě do této role by se měla projektová kancelář posunout. Projektového manažera dodavatele je nutné hledat mezi manažery se znalostí dodávaného produktu a zkušeností s vedením dodávek. Projektová kancelář pak má za úkol dohlížet na průběh projektu v roli zákazníka a odběratele, hodnotit jeho kvalitu a přejímat a kontrolovat výstupy.

A máme tu poslední případ. Společnost dodává svůj produkt externímu zákazníkovi. Jakou roli zde hraje projektová kancelář? Vážení přátelé, ideálně žádnou!

Každá organizační jednotka, ať již jde o divizi, úsek, či odbor, která prodává své služby na externí trh je odpovědná za své náklady a výnosy. Za své dodávky vůči externím zákazníkům ručí a jejich kvalita se odráží v hospodářském výsledku této jednotky. Znamená to, že dáte-li někomu za něco odpovědnost, musíte mu také dát pravomoc k tomu, aby si to odřídil sám dle zásad, kterými se obecně řídí dodávky daného produktu na externím trhu. Specifické produkty dodáváme specifickým způsobem, který se zřídka může řídit centrálními pravidly projektové kanceláře. Ta navíc není hodnocena za hospodářský výsledek daného úseku.

Typickým příkladem jsou dodávky služeb v oblasti produktu SAP. V této oblasti se pohybuji již dlouho a netroufla bych si odchýlit se od metodiky dodávek SAP. Produkt SAP je produktem třetí strany, společnosti SAP AG a společnost SAP doporučuje pro implementaci a provozování SAP ASAP a Run SAP. Na jejich dodržování váže podporu produktu společností SAP a další výhody, kterými je například certifikace kompetenčního centra SAP COE (to nese sebou slevy atp.).

Možná právě proto, že se zabývám produktem třetí strany, si tím více uvědomuji specifika daného produktu a pomáhá mi to chápat i to, že ostatní produkty na trhu mají rovněž svá specifika a může být výhodné metodiku jejich dodávky přizpůsobit požadavkům a potřebám našich zákazníků a nikoli našim.

 

Odlišná a častá představa

Často se setkávám s představou projektové struktury, kde není role zákazníka a dodavatele rovnoměrně zastoupena, nebo kde úplně chybí některé články hierarchie a eskalační stupně. Dokonce ani IPMA o zrcadlové struktuře projektové organizace nehovoří. Projektový manažer je jeden. Myslím si, že jde pouze o nedorozumění, protože tak jako projektový manažer má kompetence pro řízení dodávky, musí být na druhé straně někdo, kdo je kompetentní přijímat a schvalovat její výsledky. A protože jeho role se na straně zákazníka velmi podobá roli projektového manažera dodavatele, je i on projektovým manažerem a řídí část projektového týmu na své straně. Kdo je jeho projektovým týmem? Jsou to ti, kteří testují a oponují jednotlivé části dodávky. Klíčoví uživatelé, odborní garanti, auditoři, koncoví příjemci daného produktu. Kdo je jeho projektovým ředitelem? Je to ten, kdo mu dal finance na realizaci dodávky. Často finanční ředitel.

Posouzení, která představa o roli, složení a vedení projektové kanceláře je správná, nechám na Vás.

Monika Pidrmanová
Autorka článku působí ve společnosti VYKA software s.r.o.