Proč plánovat projekty aneb jízda s navigací

zdroj:

http://www.mira-vlach.cz/proc-planovat-projekty-aneb-jizda-s-navigaci

 

Ing. Mira Vlach:

 

Shrnutí: Přehled důvodů proč se vyplatí plánovat projekty, ilustrovaných na jednoduchém přirovnání k jízdě autem s GPS navigací.

 

Alespoň základní plánování je jednou z klíčových zásad dobrého řízení projektů. Lidem, kteří už pracovali na projektech vedených dobře připravenými manažery, to nezní jako fráze. Je rozdíl, jestli manažer projektu nemá koncepci, vaří z vody a pak hasí požáry, nebo jestli má stále jasnou představu o tom, co je kdy zapotřebí udělat. Kdo dobré vedení dosud nezažil, ten si to asi představit nedokáže.

 

Plánování projektů je v něčem velmi podobné jízdě autem s GPS navigací. I zde platí, že první zkušenost bývá velmi dobrá, podobně jako u kvalitně řízeného projektu.

 

Projekt jako jízda podle GPS navigace

 

Následující body popisují, v čem je využití GPS navigace podobné využití plánování pro řízení. Ani jeden nástroj, projektové plány ani GPS, nesmíte používat bezmyšlenkovitě. Pro dosažení požadovaných výsledků je naopak dobré vědět, jak nástroj funguje. Vybírá nám např. navigace nejkratší, nebo nejrychlejší trasu? Jedu vůbec na správné místo? Povede trasa přes placené úseky?

 

GPS navigace, podobně jako dobrý plán projektu:

 

  • Pomůže vám udržet se na cestě, když se cesta stane nepřehlednou.
  • Máte reálný odhad, jak bude cesta skutečně dlouhá a jaký je očekávaný čas příjezdu.
  • Slouží podstatně lépe, když je aktualizujete a jedete podle nejnovějších údajů.
  • Řídíte v mnohem větší pohodě, nejste tolik nuceni přemýšlet, kam pojedete na nejbližší křižovatce.
  • I s pomůckou se můžete dostat do situace, kdy budete nuceni improvizovat.
  • Význam použití je největší na neznámé trase/projektu. Naopak tam, kde jezdíte denně, jde už spíše o zbytečnost a ztrátu času.
  • Mnohem snáze se předává řízení, pokud jste k tomu okolnostmi donuceni, protože vše není jen ve vaší hlavě.
  • Kdo se nezdržuje plánováním, získává zpočátku zdánlivý náskok před tím, kdo si cestu dobře naplánuje.

 

Reálná situace plánování v projektech

 

Ačkoliv srovnání s GPS navigací mi přijde v mnohém trefné a zajímavé, u projektů vidíme i mnoho jiných dobrých důvodů, proč ztratit nějaký ten čas plánováním.

 

Hlavní důvody proč plánovat jsou:

 

  • Abyste věděli, jestli se do projektu vůbec pouštět, potřebujete vědět, nakolik je reálný, jak dlouho bude trvat a kolik to bude stát. Vrcholové vedení potřebuje pro kvalitní rozhodování informace, i kdyby nebyly dokonalé a projekt šel nakonec trochu jinak.
  • Předem promyšlený projekt se snáze řídí, tj. máte lepší přehled o tom, co je právě nutné udělat, spíše se trefíte do žádaného cíle.
  • Plán usnadňuje komunikaci o projektu s ostatními, části plánu působí jako vizualizační pomůcka.
  • Ne nadarmo se říká „těžko na cvičišti, lehko na bojišti.“ Je levnější dělat chyby na papíře při plánování, než přímo v projektu.
  • Dobrý plán posílí vaši sebejistotu a budete na ostatní působit jako kompetentnější vůdce. Přinejmenším budou mít vaše rozhodnutí větší soudržnost a nebude to jako ve známé pohádce „Odvolávám, co jsem odvolal, a slibuji, co jsem slíbil.“
  • Můžete rozhodnout nebo prodiskutovat důležité aspekty projektu bez toho, že byste výrazně investovali zdroje projektu. (V polovině stavby rodinného domu se už těžko rozhodnete, že byste v něm po zralé úvaze nakonec přeci jen chtěli i sklep. To jste si měli rozmyslet dříve.)
  • Máte lepší představu o termínech, můžete cílit domluvu s dodavateli na konkrétní termíny.
  • Když zapojíte své kolegy už do fáze plánování projektu, zvyšujete tak jejich pocit sounáležitosti s projektem (tzv. buy-in nebo project ownership).
  • Plánování jen v hlavě má VELKÁ omezení.
  • Jasně sepsané formulace napomáhají shodě hlavních zainteresovaných stran ohledně cílů a přínosů projektu.

 

Samozřejmě, že plánování projektu nemá jen výhody, ale i své nevýhody. Napadnou vás i nějaké jiné než mne? Mezi nevýhodami bych zmínil hlavně:

 

  • Kreativita v průběhu projektu může být omezena, protože lidé berou vše jako dané.
  • Naplánovaný projekt je už z velké části předurčen a změny na poslední chvíli mohou být dvousečná zbraň.
  • Plán projektu nám nespadne z nebe a je třeba mu věnovat přiměřený kus kvalifikované práce. Většinou vyžaduje zapojení vedení a/nebo zadavatele.
  • Lidé mohou přestat vidět smysl plánování, když projekt nepostupuje zcela podle plánu. (To je běžné, ale nesnižuje to význam přiměřeného plánování.)

 

Ganttův diagram, který může být součástí projektového plánu

 

Při zmínce o plánování projektu se většině lidí vybaví nejvíce harmonogram ve formě Ganttova diagramu. Zákazníkům se líbí, vypadá pěkně… Bylo by ale chybou myslet si, že právě o něm je jádro plánování projektu. Zrovna tato část plánu je u mnoha projektů spíše podružná, někdy až zbytečně zavádějící a odrážející spíše přání top manažerů než realitu.