Pracujte efektivně (2. zákon řízení projektů)

Ing. Mira Vlach


zdroj:

 

http://www.mira-vlach.cz/pracujte-na-projektech-efektivne

 

 

Shrnutí: Večerníčková dvojice Pat a Mat se vždycky hodně nadře, ale efektivně se jim daří jenom pobavit publikum, rozhodně ne realizovat cíle jejich kutilských miniprojektů. Podobně neefektivně se dají řídit i jiné projekty, akorát se tomu zaměstnanci nemůžou tak otevřeně smát, aby nedostali padáka. Rozdíly v efektivitě různých projektových týmů jsou prostě obrovské.

„Když dva dělají totéž, není to totéž. Když dva dělají totéž, není to totéž. Když dva dělají totéž, není to totéž…“ Na začátku projektu si tuhle mantru několikrát zopakujte a pak se rozhodněte, že právě vy se budete snažit, abyste se vyhnuli nešikovné realizaci po způsobu Pat a Mat. V tomto článku o druhém zákonu řízení projektů se dozvíte, jak se vyhnout hlavním nástrahám neefektivní práce.

Chcete ukázky? K venkovnímu plynoměru byli přivoláni plynaři, aby zjistili, kudy uniká plyn a opravili to. Když přijeli, jejich detekční elektronický přístroj na měření koncentrace plynu po zapnutí párkrát pípnul a pak mu došla baterka. Trapas. Následovala jejich improvizace čenichání nosem a dlouhá snaha hledání bublinek mýdlového roztoku (díky zapůjčenému Jaru) na místech kolem plynového potrubí, kam stejně ani moc vidět nešlo. Kvůli tomu, že neměli potřebný snadno dostupný nástroj, tak jim práce trvala zbytečně mnohem déle a museli se pak vracet ještě jednou.

Podobně nemotorně jsem se sám snažil řídit své spolupracovníky, než jsem přišel na to, že by se to dalo dělat mnohem lépe. Při přípravách návodů k typovým projektům na web Banky projektů jsme nejdříve ztráceli s autory týdny času připomínkováním jen přes emaily. Až po čase jsme přišli na to, že jsou několikanásobně efektivnější moderované skupinové schůzky s dataprojektorem, přímým připomínkováním a diskuzí.

Právě dlouhodobá schopnost efektivně realizovat stanovené cíle je sítem, na kterém se odděluje zrno od plev: výkonní profesionálové od snílků nebo fušerů, úspěšné firmy od stěží přežívajících firem. U projektů navíc funguje silná zpětná vazba. Neúspěšné projekty demotivují a ubírají sebevědomí, zatímco úspěšné projekty fungují přesně naopak.

Proto doporučuji nebrat efektivitu na lehkou váhu. Některé prvky, které hodně ovlivňují efektivitu realizace, jsou tyto:

  • Příprava, plánování
  • Volba strategie
  • Volba nástrojů, pracovních a manažerských postupů
  • Podpůrné procesy a zázemí
  • Zkušenosti, informace
  • Motivace a schopnosti týmu
  • Soustředění se na to opravdu důležité
  • Vyrušování ostatními úkoly (multitasking)
  • Všeobecná podpora projektu (zejména u vedení, ale i u zákazníka, okolí atp.)

Některé z těchto vlivů určitě stojí za to, abychom si je tady blíže popsali.

Volba strategie projektu

Volbou strategie zásadně předurčujete průběh a podobu projektu, i parametry výsledku. Představme si, že vaše firma bude chtít nové prostory. Tuto potřebu lze uspokojit hned několika způsoby – např. pronájem, novostavba, koupě a rekonstrukce starších prostor. Tyto varianty mají své výhody a nevýhody, které aspoň stručně zvažte a neskočte bezhlavě hned po první variantě, která se namane. Podobně třeba u stavby rodinného domu se zadavatel musí rozhodnout, jestli nechat stavět na klíč nebo si sám vybírat a koordinovat dílčí dodavatele s vidinou úspor. Snažte se vybírat vhodnou strategii s ohledem na své silné a slabé stránky.

Analýza 5 M

Do plánování projektu můžete zařadit analýzu 5 M, která vám pomůže promyslet, co všechno budete potřebovat v následujících kategoriích:

  • Stroje (Machinery) – jaké vybavení, stroje, nástroje, techniku atp.?
  • Pracovní síla (Manpower) – kolik lidí s jakými kompetencemi, jak je vhodně připravit a vést,…?
  • Materiál (Material) – množství a typ materiálu/surovin, kde je seženeme, kdy má být k dispozici atp.?
  • Metody (Methods) – Jaké použijeme metody pro řízení, komunikaci, marketing, hlídání kvality atp.?
  • Peníze (Money) – kolik peněz bude zapotřebí, kdy je budeme potřebovat, zdroje financování atp.?

Kvalitně odvedená práce si žádá svoje a týká se to i projektů. Improvizaci je lepší nechat jen pro případy vyložené nutnosti, ať neztrácíte zbytečně čas jako plynaři zmínění v úvodu. Můj příklad s tvorbou návodů zase ukázal, že i použité pracovní postupy mají obrovský vliv. Nastavte proto svůj projekt už od začátku vhodně ve všech hlavních aspektech a usnadníte si práci. Cílem je nejít s kanónem na vrabce (což je přinejmenším drahé), ale zároveň nejít ani se špuntovkou na slona. Pokud se vaše projekty opakují, využijte svých zkušeností a hledejte nejlepší způsoby realizace.

Efektivita snížená špatným řízením

Řízením se budeme zabývat i v dalších článcích této série, proto teď zmíním jenom ty hlavní nástrahy, při kterých se efektivita může rapidně snižovat:

  • Paretovo pravidlo 80/20 a řízení rozsahu projektu (scope management) – ve chvíli, kdy se vám začne projekt nekontrolovatelně rozrůstat nebo když začnete věnovat svou hlavní pozornost nepodstatným věcem, začínáte tím práci na nekonečném projektu, který možná nikdy neskončí.
  • Příklady manažerské neefektivity – řízení bez znalosti priority činností, nedostatečná komunikace, zbytečné předělávky způsobené absencí průběžné kontroly, …
  • Multitasking – přepínání z jedné činnosti na druhou, dělá se na všem a nic není hotovo.