Plánování projektu podle metody GTD

zdroj:

http://www.mira-vlach.cz/planovani-projektu-podle-metody-gtd

 

 Ing. Mira Vlach

Shrnutí: Kniha Mít vše hotovo popisuje nekomplikovaný přístup k plánování projektů, který bude laikům bližší než metody popsané v knihách o projektovém řízení. Je však vhodné doplnit jej o některé aspekty nejlepší praxe projektových manažerů.

 

Že mi na trhu chybí jednoduché, ale funkční návody pro laiky na řízení projektů, jsem si postěžoval už v dřívějším článku o projektovém řízení pro laiky. Jeden z takových návodů se nedávno objevil v knize Mít vše hotovo: Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře od Davida Allena. Jde o překlad anglického originálu Getting Things Done, odtud i v češtině často používaná zkratka této metody – GTD. Tento článek o popisované metodě k řízení projektů volně navazuje na mou recenzi knihy Mít vše hotovo, kde ji doporučuji pro její potenciál zvýšit osobní produktivitu jednotlivců.

 

Jedna z častých otázek manažera projektu je jak řídit projekt dobře a nedělat přitom z jeho řízení vědu. Chceme řídit bez chyb, ale zároveň bez zbytečného okecávání, nekonečného plánování a až přeopatrného přešlapování na místě. Člověk s podobným pragmatickým přístupem se podívá na běžnou knihu o projektovém řízení, prolistuje ji, zděsí se, a se zdvořilým „Ne“ ji pro její nečtivost a složitost zase odloží. Kouzlo metody je v tom, že GTD věci v tomto směru vůbec nekomplikuje, přesto však nutí k zamyšlení a plánování, které je u projektů zcela jistě na místě.

 

Plánování podle GTD

 

Na plánovací metodě projektů podle GTD se mi libí:

 

  • je jednoduchá a proto se dá skutečně dobře použít v praxi
  • je podle selského rozumu
  • snadno se dá rozšířit pokročilejšími technikami plánování, je to tedy pro mě hlavně dobrý škálovatelný rámec, se kterým může laik začít a při složitějších projektech na něm pak stavět

 

V souvislosti s touto metodou doporučuji mít na paměti:

 

David Allen má značně volné pojetí slova projekt, je to pro něj cokoliv, co vyžaduje několik na sebe navazujících kroků. Definice z pohledu projektového řízení je přísnější, na užitečnosti této metody i pro skutečné projekty to nicméně podle mě nic nemění.

Pro nejlepší výsledky u netriviálních projektů si ke čtvrtému kroku vezměte mnou doplněný kontrolní seznam

5 kroků plánování projektu podle metody GTD neboli tzv. „model přirozeného plánování“ se skládá z těchto kroků:

 

  • Definice cíle a zásad – zde si musíte ujasnit jednak záměr (proč chcete projekt realizovat?) a také zásady (co je třeba dodržet, pokud byste jinak měli úplně volnou ruku?). Tato kombinace dá následnému plánování jasný rozměr i zacílení, je to vždy nejlepší věc kde začít. Když se při plánování nebo i při řízení projektu začnete skutečně ztrácet, vraťte se k cíli a záměru.
  • Představa o výsledcích – v tomto bodě je podle mě tato metoda skutečně silná a pokud vím, tak snad i jedinečná na poli knížek o projektovém řízení. Navíc ji to činí skutečně barvitou a záživnou. Zkuste si detailně a živě v mysli představit fenomenální úspěch – jak chcete aby výsledek na konci vypadal, jak by se měl klient cítit atp. Výborný způsob při kterém vás rovnou nejspíše začnou napadat první myšlenky k plánování.
  • Brainstorming – v této fázi zaznamenávejte všechny myšlenky, které vás k budoucímu projektu napadají, i když to nejspíš bude velmi nahodilé a nesouvislé. Dodržte zásady brainstormingu a aby nápady skutečně proudily a k něčemu to bylo, musíte je skutečně vhodně zaznamenávat. Jednoznačně lze doporučit myšlenkové mapy (někdy též zváno jako mentální mapy). Můj osvědčený softwarový nástroj je Freemind, který je zdarma.
  • Uspořádání – To, co jste v předchozím kroku skupinově nebo sami nespoutaně vychrlili, nyní čeká na to, abyste tomu dali formu a kriticky tyto nápady posoudili. I zde využijete myšlenkové mapy, zde je však také prostor pro využití klasických metod plánování, když to komplexnost projektu skutečně vyžaduje. V tomto kroku také doporučuji vzít k ruce níže uvedený kontrolní seznam, který sníží riziko nemilých opomenutí při plánování.
  • Určení dalších kroků – posledním krokem plánování je určení prvních konkrétních činností, které lze nyní udělat, aby se projekt posunul dopředu.

 

Kroky jsou v knize samozřejmě popsány o něco detailněji. Tato metoda však pokrývá jen plánování projektu. Abyste projekt i úspěšně realizovali, musíte být mimo jiné efektivní a produktivní při jeho řízení. To je další důvod proč knihu doporučuji – protože osobní produktivitě je věnována většina knihy Mít vše hotovo.

 

Doplnění metody – kontrolní seznam

 

Chcete snížit riziko, že na něco důležitého při plánování zapomenete? Doporučuji si při uspořádávání (ve čtvrtém kroku) vzít k ruce následující kontrolní seznam a ujistit se, že máte dobře promyšlené všechny níže uvedené oblasti. Jde o upravené zásady úspěšných projektů z mého dřívějšího článku o projektovém řízení na portálu Na volné noze:

 

  • cíle projektu – Je projekt realizovatelný? Neexistují nějaké lepší alternativy? Chceme jej realizovat?
  • podpora zadavatele – Máte jasnou podporu zadavatele projektu včetně a dostatek potřebných zdrojů (peněz, lidí, vlastního času aj.)?
  • spolupracovníci – Máte pro realizaci projektu dostatečně spolehlivý a kvalitní tým?
  • pravomoce a odpovědnost – Je (nebo bude) jasně rozdělena odpovědnost za dílčí činnosti na projektu i za projekt jako celek?
  • sledování kvality – Jsou určeny mechanismy, jimiž bude při realizaci projektu sledována kvalita budoucího výsledku projektu, popř. i průběžných dílčích výstupů?
  • rozdělení na etapy a revize projektu – Nebylo by vhodné projekt rozčlenit na několik fází, které by se snáze řídily a po jejichž skončení bychom vždy projekt přehodnotili oproti původnímu zadání?
  • rizika – Zvážili jsme pečlivě všechna možná rizika projektu? Jsou tato rizika únosná? Víme jak tato rizika budeme řídit?
  • zainteresované strany – Identifikovali jsme všechny zainteresované strany, tj. skupiny lidí a organizace kterých se projekt dotýká? Víme jak mohou projekt ovlivnit a jak s nimi budeme komunikovat?
  • ostatní činnosti a projekty – Když budeme realizovat tento projekt, nebudeme toho mít už celkově hodně? Nekoliduje s ostatními plány činností, jinými projekty?
  • vůdcovství – Má projekt jasného vůdce a vizionáře?
  • dokumentace – Jak bude vedena dokumentace projektu a jeho výsledného produktu k předání?