Nevýhody psaní projektů od stolu

 

 

 

 

 

Než se pustíte do psaní projektu, je nezbytné si uvědomit, proč jej vlastně chceme psát. Zda je naším prioritním cílem skutečně zkvalitnění života cílové skupiny uvedené v podmínkách projektu, anebo jen udržení si svých zaměstnanců a zabezpečení chodu kanceláře. Ne příliš zkušení zpracovatelé žádostí o dotaci většinou připouští, že psaní projektu je komplikované, ale současně s tím se domnívají, že se dá projekt bez problémů napsat tak, aby se z něj mohly dát zaplatit nové počítače, mzda zaměstnanců a další movité věci, které by se jim hodily do právě začínající firmy. Ano, některé věci se dají z určitých projektů získat, ale je to především v závislosti na uznatelných nákladech projektu a rozhodně se nedá počítat s kompletním vybavením, a to hned v začátku projektu. Je tedy zapotřebí si uvědomit, že zařízení zejména kanceláře musí být v počátcích alespoň vypůjčené anebo nedesignové, nicméně funkční.

 

Dalším z mnoha vážnějších problémů je špatné odhadnutí cílové skupiny. Tento problém jsem již popisovala v předešlém článku, nicméně i zde jej nepatrně zmíním. Pokud nám jde v projektu především o zabezpečení naší vlastní existence, cílová skupina se dostává až na druhou „metu“. Uvědomme si však, že stěžejní část „měkkých“ projektů je především v cílové skupině, tedy v lidech, se kterými budeme pracovat. U mnoho programů je vstupní a výstupní indikátor, který je nutno dodržet. Znamená to přesně to, že do kurzu v programu nastoupí např. 20 lidí z cílové skupiny a minimálně 16 jich tento kurz i dokončí. Odchylky jsou dané % a popsány jasně v příručkách žadatele. Ve většině případů se však musí do průběžných zpráv psát důvod, proč daný jedinec odešel z kurzu. Výborným důvodem je naleznutí práce, ale velmi špatně se komentuje ztráta počtu z důvodu nezajímavosti, nerelevantnosti, popřípadě nesourodosti požadavků cílové skupiny s projektem. Vyhlašované programy jsou psané tak, aby k těmto problémům nedocházelo, ale některé „bludy“ se mohou objevit až při samotné realizaci. Já osobně nemám ráda projekty, které si myslí, že výše věku znamená „hloupější jedinec“. To, že je někomu 50 let, neznamená, že patří do sběru. Tento problém má samozřejmě hlubší kořeny spojené s diskriminací a jistou dávkou stereotypního chování celé společnosti. 

 

Při psaní projektu je též nezbytné si uvědomit, že tak dlouho očekávané peníze se mohou kdekoliv „zaseknout“. Náš projekt je skvěle napsaný, plníme všechny požadavky vyhlašovatele a můžeme označit jeho aktivity za smysluplné a přínosné. A přesto, tohle všechno, včetně našeho úsilí a času stráveného nad administrativou a realizací, nestačí k tomu, abychom dostali peníze včas. Co tedy pak? Problémy se dají řešit samozřejmě finanční rezervou společnosti, úvěrem a také dobře napsanými smlouvami s partnery případně dodavateli. V těchto smlouvách, pokud však na ně obě strany přistoupí, je možné se dohodnout na pozdější platbě, případně vyplacení pouze zálohy a doplacení až po získání dalších prostředků. Vše je skutečně o dobrých vztazích a jasně definovaných podmínkách již v začátku partnerství. Během mé praxe jsem již mnohokrát viděla, jak důležitá jsou právě ustanovení o proplácení projektu. Sama jsem zažila, kdy příjemce projektu měl problémy s uvolněním prostředků a my jako subdodavatelé museli některé aktivity dělat dočasně pouze na příslib financí. Začátečníci by určitě oponovali tím, že „zadarmo ani kuře nehrabe“. Nezapomeňme však na to, že pokud projekt nepoběží úspěšně dál, průběžná zpráva bude vyhodnocena komisí negativně a naše peníze se opět vzdálí. Tak až budete psát projekt, nezapomeňte své smlouvy konzultovat s právníky.

 

Administrativa a průběžná monitorovací zpráva je jedním ze základních kamenů celého projektu. Papírování, papírování a opět papírování. Nudné a přesto nezbytné. Administrace projektu není jen vyplnění pár tabulek, ale je to přesné zmapování Vašeho úsilí a zredukování podstaty průběhu projektu do čísel a krátkých textů. Na první pohled jednoduché, ale špatně formulované texty nebo nepřesná čísla mohou i u výborného projektu vyznívat negativně a tím vyvolat nežádoucí pohled vyhlašovatele a kontrolora na realizaci projektu.  Vždy dodržujte předepsané formuláře a ověřujte si, zda máte platnou verzi. Stejně jako vy i váš vyhlašovatel je kontrolován z vyšších míst a některé úpravy tak musí probíhat v rámci samotné realizace. Při administraci jednoho projektu jsem zažila situaci, kdy po několika hodinovém vyplňování rozpočtu a odeslání, mi bylo sděleno, že je nutné vše přepsat do nového formuláře, který je na webových stránkách zpřístupněn už dva dny a jak je tedy možné, že jsem si jej nevšimla. Věřte mi, administrativa nespočívá jen v papírování, ale také v zajištění dat od subdodavatelů a partnerů a tím tedy zajištění pracovních úkolů dalších členů. Není tedy otázkou, proč jsem si nevšimla nového formuláře, ale jak stihnu v daném časovém termínu přepsat údaje do políček formuláře a zabezpečit dodání dat do nově stanovených ukazatelů, které se v předešlém období nemusely sledovat.

 

Pro všechny, kteří budou někdy projekt psát, bych měla několik rad. Pročtěte si důkladně celou výzvu včetně všech příloh a směrnic. Nepište projekt jen proto, že Vám to někdo nařídil a vy to chcete mít hned za sebou. Může se Vám totiž stát, že váš projekt bude výběrovou komisí schválen a doporučen k financování. Nezapomeňte si obejít partnery a domluvit se s nimi na případných finančních problémech vzniklých ze strany vyhlašovatele. V neposlední řadě si uvědomte, že projekt vám změní náplň vaší dosavadní práce a ve většině případů se nedá všechno stihnout během pracovní doby a bude tedy nezbytné mít jisté časové rezervy anebo kapacity zaměstnanců.

 

Přeji mnoho štěstí při psaní projektu i během jeho realizace.

 

Bc. Kateřina Černá