5 rad, jak dovést myšlenky až po úspěšnou realizaci projektu

zdroj:

http://www.mitvsehotovo.cz/2012/08/5-rad-jak-dovest-myslenky-az-po-uspesnou-realizaci-projektu/

 

 

Projektovým vedoucím je v podstatě každý z nás. Projektem může být víkendový nákup, realizace dovolené či realizace internetového obchodu. Rád bych se podělil o své zkušenosti s projektovým managementem – co mi funguje a co vede k úspěšnému dokončení projektu = k dotažení do 100%.

 

1. Brainstorming

Na začátku každého projektu doporučuji zrealizovat brainstorming a sepsat si veškeré nápady a myšlenky souvisejícím s daným projektem. I když se mohou zdát některé nápady hodně nereálné nebo víte, že byste je mohli zrealizovat až později, zapište si je – budou se hodit.

 

Pro zápis myšlenek při brainstormingu se hodí více než kde jinde myšlenkové mapy. Ty vám dají prostor k rychlému zaznamenání proudu myšlenek a graficky velice efektivně znázorní, co vám poletuje v hlavě. Sám je při brainstormingu používám s velkým úspěchem.

 

2. Projektové vedení

Pod pojmem projektové plánování si každý z nás představí něco jiného. Jeden Ganttův diagram, druhý seznam úkolů a jiný zase seznam termínů co kdy má být hotovo. Samozřejmě, každý projekt je natolik specifický, že vyžaduje také specifický přístup v plánování – větší projekty přímo volají po plánování s lepší kontrolou, u menších stačí soupis úkolů a důležitých termínů.

 

Projekt nebude nikdy dokončen do 100%, pokud neexistuje projektový vedoucí. Tato osoba hraje roli tvůrce zadání, kontrolního článku a také rozhodovací autority. Projektový vedoucí by měl držet know-how o projektu jako celku a měl by dokázat koordinovat dílčí úkoly.

 

3. Delegace

Práci na větších projektech je potřeba delegovat a koordinovat. Dříve jsem trpěl pocitem, že pokud chci mít důležitou práci dokončenou v termínu se “zárukou kvality”, musím si vše udělat sám. Tato strategie se ale z dlouhodobého hlediska ukázala jako neúnosná z několika důvodů:

 

Můj časový fond není nafukovací

Časem jsem pochopil, že mé nejcennější aktivum je můj volný čas. Proto jsem začal pečlivě volit priority a některé věci brzy propadly do seznamu someday/maybe, kde zůstaly. Pokud jsem tyto úkoly chtěl oživit, jediná volba byla delegace práce někomu jinému.

 

Když roste okolí, rostu s ním

Neumím vše a nikdy umět nebudu. Jakkoli jsem odborník ve svém oboru, v jiném jsem laik a rád se přiučím novým věcem. Když pochopíte, že pracovat v týmu schopných (nebo ještě lépe schopnějších) kolegů není prohra, ale naopak vítězství – máte vyhráno. Tým vás potáhne dál (pokud jste ochotni přijímat kritiku a posouvat se dále).

 

Každý by měl dělat to co ho baví a to, v čem je dobrý

Sen snad každého týmového vedoucího je mít tým složený ze samých “univerzálů” a zároveň odborníků. Já naopak zastávám jiný přístup – ať každý dělá to, co ho baví a v čem vyniká. Ano, téma nahraditelnosti je samozřejmě jasné – je dobré mít know-how na projektu decentralizované, aby při absenci jednoho člena týmu projekt nezkolaboval.

 

4. Seznam dalších kroků

Znalci a uživatelé GTD mi jistě dají za pravdu v tom, že síla seznamu dalších kroků je velká. Aby se projekt hýbal kupředu a práce nestály, je třeba stále definovat nové další kroky. Otázku: “Co je dalším krokem?” používejte tak často, jak je třeba.

 

Při definici dalších úkolů je třeba myslet na priority a také důležité termíny. Resp. bych to měl říct jinak – na základě termínů se definuje seznam dalších kroků s určenými prioritami.

 

Myšlenku ještě více upřesním na příkladu:

 

Víte, že termín odevzdání/dokončení projektu je za 3 týdny.

Definujete tedy seznam dalších akcí.

Vydefinujete nejvíce důležité činnosti, které je potřeba na 100% stihnout.

Určíte úkoly, které bude dobré v rámci času stihnout.

Označíte tzv. “nice to have” úkoly – tedy ty, které by bylo fajn stihnout, ale když nebudou, tak to nebude problém.

 

5. Dotažení z 95% do 100% je nejtěžší

Mám pocit, že rozjet projekt z nuly na 70% je strašně jednoduché. Naopak dotáhnout jej do 100% je mnohdy nadlidský úkol a někdy se to třeba ani nepovede.

 

Co bych poradil? Mít jasně vydefinováno, kdy je projekt u konce. Nejhorší je situace, kdy se (například webová aplikace) pořád zlepšuje a zlepšuje, až její vývoj trvá namísto půl roku rok a nikdo vlastně neví, kdy bude hotovo.

 

Osvědčilo se mi rozsekat větší projekty na menší “podprojekty”, kde jasně vím, kdy končí. Vznikají tedy projekty s označením level 2, fáze 4 apod.